CONDICIONES GENERALES DE SOLICITUD DE EVENTO
El presente documento tiene por finalidad informar acerca de las condiciones generales aplicables a la solicitud para celebrar en el recinto hospitalario una actividad que, aun no siendo propia del Hospital, sea afín y compatible con la actividad que en él se realiza.
Las actividades podrán estar organizadas íntegramente por Unidades del Hospital o podrán contar con la colaboración de sociedades científicas, empresas farmacéuticas, asociaciones, u otras entidades colaboradoras.
En cualquier caso, la solicitud de autorización del evento debe cumplimentarse, como mínimo, con veinte días naturales de antelación a la fecha en la que se quiere celebrar el acto. Por email se comunicará la resolución de la solicitud.
El Hospital se reserva el derecho de poder anular o modificar una actividad previamente autorizada, por razones de necesidades sobrevenidas e interés público, debidamente justificada.
ESPACIOS
- Los espacios se podrán reservar de lunes a viernes laborables, en horario de 8:00 a 21:00 h.
- Toda información adicional sobre el espacio requerido (medidas, fotografías, etc) tendrá que ser visionada directamente por el solicitante.
- Los medios audiovisuales serán los que se encuentren disponibles en el espacio, en caso de requerir medios no disponibles deberán ser aportados por el solicitante previa autorización del Hospital.
- En caso de requerir mobiliario o cualquier otro material que no se encuentre dispuesto en el espacio, requerirá de autorización previa.
- Queda prohibida la colocación de carteles, pegatinas, etc, en los paramentos de los espacios, y, asimismo, afectar en cualquier modo sus instalaciones (pintar, taladrar, utilizar pegamentos).
- No se podrá colocar información con fines comerciales, ni publicidad de empresas privadas o entidades con ánimo de lucro.
- Por razones de higiene se prohíbe la entrada de alimentos, bebidas y animales que no tengan el permiso expreso del Hospital.
- Tras el uso, los espacios ocupados, sus instalaciones, equipos, mobiliario y cuantos bienes se hubiesen utilizado, deberán encontrarse en el mismo estado, condiciones de uso, funcionamiento y conservación en que los recibieron.
- Los daños ocasionados en los espacios ocupados, como consecuencia de la celebración del evento serán responsabilidad del solicitante, debiéndose hacer cargo de los gastos de reparación y/o reposición.
- Durante el transcurso de la actividad, el Hospital no se responsabilizará de los objetos introducidos en el mismo por parte del organizador, de tal modo que, en caso de tratarse de objetos valiosos, el organizador deberá aportar su propio sistema de seguridad, siempre con la autorización previa del Hospital.
- Se deberán respetar y cumplir las normas establecidas en el recinto hospitalario, así como cualesquiera otras que fuesen de aplicación.
- Se deberá observar las normas vigentes de seguridad, en especial las que hacen referencia a la capacidad máxima de los espacios (aforos), medidas contra incendios y salidas de emergencias.
En caso de necesidad de catering, requerirá autorización previa expresa del Hospital, debiendo ser servidos en los espacios autorizados.
Si se requiere difusión mediática, una vez aprobada la solicitud, deberán gestionar los permisos a través de la Unidad de Comunicación del Hospital en la dirección de email: unidad.comunicacion.hvr.sspa@juntadeandalucia.es
El solicitante manifiesta:
- Ser profesional en activo del HUVR, Asociación colaboradora con el HUVR o empresa con relación contractual con el HUVR.
- El evento organizado es sin ánimo de lucro, no conlleva un coste de inscripción para los asistentes.
- Que los datos suministrados cuando formaliza la reserva son verdaderos, completos y concisos.
- Solicitar los espacios con el único propósito de utilizarlos para los actos convenidos.
- Haber leído y aceptar las condiciones.